Inventory

สถานะล่าสุด: เผยแพร่แล้ว
คำศัพท์: Inventory
ศัพท์บัญญัติ: การสำรวจหนังสือ
อักษรย่อ:
ความหมาย: การสำรวจหนังสือ
รายละเอียด: การสำรวจหนังสือ หมายถึง การติดตามสถานภาพของหนังสือที่ห้องสมุดมีให้บริการ เป็นการบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุด เพื่อให้ทราบว่า หนังสือนั้น ยังคงอยู่ให้บริการที่ชั้นหรือไม่ และมีการจัดเรียงอย่างถูกต้องหรือไม่ หนังสือรายการใดที่มีการยืมออก สามารถตรวจสอบได้จากหลักฐานการยืมออก หรือมีปรากฏอยู่ในฐานข้อมูลห้องสมุด และเพื่อให้ตรวจสอบถึงสภาพของหนังสือที่ชำรุด สมควรได้รับการซ่อมแซม หรือควรจำหน่าย หรือควรซื้อมาทดแทน หรือ รายการใดที่สูญหายไป เป็นจำนวนเท่าใด ควรจะซื้อมาทดแทนหรือไม่

โดยปรกติแล้ว การสำรวจหนังสือจะจัดทำทุกปี อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง แต่ทั้งที่ขึ้นอยู่กับนโยบาย ความพร้อม และความเหมาะสมของห้องสมุดแต่ละแห่งด้วย

การดำเนินการ

1. ก่อนการสำรวจหนังสือ ห้องสมุดมักจะประกาศให้ผู้ใช้ที่ยังมีหนังสือในครอบครองนำมาคืน เพื่อให้หนังสือทุกเล่มอยู่ในห้องสมุด และสะดวกแก่การสำรวจ กรณีนี้ จะเป็นการเตือนผู้ใช้ที่อ่านหนังสือเสร็จแล้ว ยังมิได้นำมาคืนห้องสมุด หรือเป็นการเตือนว่า หนังสือที่เคยยืมออกไปนั้น อ่านหรือใช้เสร็จแล้วหรือไม่ จะได้มีการพิจารณาให้นำมาคืน ในหลายห้องสมุดใช้นโยบายให้นำหนังสือมาคืนโดยไม่คิดค่าปรับหนังสือ ซึ่งทำให้มียอดการคืนหนังสือกลับมา หรือกรณีที่ผู้ใช้ยังจำเป็นต้องอ่านหรือใช้หนังสือนั้นๆ อยู่ ควรจะได้มีการติดต่อกับห้องสมุดเพื่อมีการบันทึก หรือให้มีการยืมกรณีพิเศษ ซึ่งเมื่อมีการสำรวจก็จะทราบสถานภาพของหนังสือนั้นๆ ว่าเป็นอย่างไร

2. นำหนังสือทุกเล่มจัดเรียงขึ้นชั้นตามเลขหมู่

3. การสำรวจหนังสือกับรายการหลักฐานที่ห้องสมุดมีอยู่ นั้น มีการดำเนินการอยู่ 2 วิธี

แต่เดิม ที่ห้องสมุดยังคงใช้บัตรรายการนั้น จะใช้บัตรแจ้งหมู่ (Shelf list card) เป็นบัตรหลักฐานของหนังสือแต่ละรายการในการตรวจสอบ กล่าวคือ ผู้ปฏิบัติงานการสำรวจหนังสือ จะใช้บัตรแจ้งหมู่ เป็นหลักฐานในการอ่านหนังสือที่เรียงอยู่บนชั้น ว่าตรงกับบัตรแจ้งหมู่หรือไม่ โดยมีการตรวจสอบอย่างละเอียดว่า หนังสือที่ปรากฏตรงกันกับบัตรแจ้งหมู่นั้น มีจำนวนครบตามที่ปรากฏไว้ในบัตรแจ้งหมู่หรือไม่ ถ้ามีมากกว่า 1 ฉบับ บนชั้นหนังสืออยู่ครบถ้วนหรือไม่ ถ้าไม่ครบมีการลงหลักฐานไว้หรือไม่ ว่าฉบับนั้นอยู่ที่ใด เช่น อยู่ในระหว่างการส่งซ่อม หรือมีการยืมเป็นกรณีพิเศษ หรือมีการยืมออกไปโดยมิได้ติดต่อว่าเป็นการยืมกรณีพิเศษ และทำเครื่องหมายในบัตรแจ้งหมู่ พร้อมลงวันที่ ที่สำรวจไว้

หมายเหตุ บัตรแจ้งหมู่ จะมีการลงรายการทางบรรณานุกรมเหมือนกับบัตรหลัก แต่จะมีการลงเลขทะเบียนของหนังสือ และจำนวนฉบับ กำกับไว้ ทำให้ทราบว่า หนังสือชื่อเรื่องนั้น มีกี่ฉบับ เลขทะเบียนใดบ้าง

เช่น

00123 ฉ.1 / 31 ธ.ค. 53 (ใส่เครื่องหมาย / เพื่อแสดงว่า พบหนังสือฉบับที่ 1 และลงวันที่ที่สำรวจ)

00124 ฉ.2 x 31 ธ.ค. 53 (ใส่เครื่องหมาย x เพื่อแสดงว่า ไม่พบหนังสือฉบับที่ 2 และลงวันที่ที่สำรวจ)

และอาจจะใช้กระดาษสีคลิปติดกับบัตรแจ้งหมู่ เพื่อให้ทราบว่าบัตรนั้นมีหนังสือที่ยังหาไม่พบหรือมีปัญหาที่รอการพิจารณาแก้ไขต่อไป (ทั้งนี้แล้วแต่ข้อตกลงของห้องสมุดแต่ละแห่ง)

ในปัจจุบัน ที่ห้องสมุึดใช้ระบบห้องสมุึดอัตโนมัตินั้น โดยระบบที่ใช้ในการบริหารจัดการฐานข้อมูลห้องสมุดนั้น จะมีฟังก์ชันของการสำรวจหนังสือมาด้วย เช่น ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ Millennium : Circulation Module ฟังก์ชั่น Count-Use ทำให้สะดวกในการสำรวจหนังสือขึ้นมาก โดยเริ่มจากการสแกนบาร์โคดหนังสือ ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสือให้ตรงกับฐานข้อมูล และเขียนสัญลักษณ์แสดงการสำรวจหนังสือ และ ปีที่สำรวจ ทุกเล่ม ในระบบยังมีฟังก์ชัน Create Lists เพื่อช่วยในการจัดทำรายงานการสำรวจหนังสือตามแต่ละวัตถุประสงค์ เช่น สำรวจหนังสือหาย สำรวจหนังสือเพื่อจำหน่ายหนังสือออก สำรวจหนังสือที่ไม่มีการใช้งานเพื่อจัดเก็บเข้าชั้นเก็บ เป็นต้น

ห้องสมุดบางแห่ง อาจจะพัฒนาโปรแกรมสำรวจหนังสือ ขึ้นมาใช้เอง แต่ก็อาศัยข้อมูลจากระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่ใช้อยู่ โดยการ create list รายการหนังสือตาม collection ที่ต้องการสำรวจจากระบบห้องสมุดอัตโนมัติ และ export ข้อมูลเป็นไฟล์ Excel ก่อนเข้าสู่โปรแกรมสำรวจหนังสือที่พัฒนาขึ้นมา และสแกนบาร์โคดหนังสือด้วยโปรแกรมสำรวจหนังสือ ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับความสามารถของโปรแกรมสำรวจหนังสือ ในการตรวจสอบหนังสือกับรายการหนังสิอในระบบ ตรวจสอบความถูกต้องของการจัดเรียงหนังสือบนชัน ความถูกต้องของเลขเรียกหนังสือ และการทำรายงานผลการสำรวจ

4. ถ้าพบหนังสือที่มีสภาพชำรุด ขาด หรือไม่พบบัตรแจ้งหมู่หรือรายการทางบรรณานุกรมในฐานข้อมูล ให้เอาหนังสือตั้งขึ้นเพื่อจะได้เป็นที่สังเกตได้ง่าย และเพื่อนำไปพิจารณาดำเนินการต่อไป เช่น หนังสือที่มีสภาพชำรด ต้องแยกออกมาเพื่อพิจารณาการซ่อม หรือถ้าซ่อมไม่ได้ ต้องซื้อมาทดแทนหรือหามาทดแทน (กรณีที่ไม่จำหน่ายในท้องตลาด) หรือ พิจารณาการจำหน่ายออก ในกรณีที่ไม่สามารถซ่อมได้ ไม่มีจำหน่าย หนังสือล้าสมัย และไม่มีสถิติการใช้

กรณีที่พบหนังสือ แต่ไม่มีบัตรแจ้งหมู่หรือรายการทางบรรณานุกรม จะได้พิจารณาทำบัตรแจ้งหมู่ (ซึ่งอาจสูญหาย) หรือลงรายการในฐานข้อมูลต่อไป

5. เก็บสถิติการสำรวจหนังสือ เช่น จำนวนหนังสือที่ไม่พบ หนังสือชำรุดที่ต้องซ่อม (ซ่อมแซมได้) จำนวนหนังสือที่ซ่อมแซมไม่ได้ (ต้องซื้อมาทดแทน หรือจำหน่ายออก) จำนวนหนังสือเก่า ล้าสมัย ต้องจำหน่ายออก

ประโยชน์ของการสำรวจหนังสือ

1. มีการสำรวจหนังสือให้มีความถูกต้องกับรายการหลักฐาน (บัตรแจ้งหมู่/ฐานข้อมูลห้องสมุด)

2. รายการหลักฐาน (บัตรแจ้งหมู่/ฐานข้อมูลห้องสมุด) มีความทันสมัย ครบถ้้วน สมบูรณ์

3. การจัดชั้นหนังสือถูกต้องตามระบบหมวดหมู่

4. สามารถประเมินคุณค่าหนังสือที่มีให้บริการในปัจจุบัน

บรรณานุกรม:

มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. สำนักหอสมุด. 2555. องค์ความรู้ เรื่อง การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการสำรวจหนังสือ. [ออนไลน์] : http://kmcorner.lib.cmu.ac.th/kmcorner/sites/default/files/BI%20Knowledge.pdf สืบค้นเมื่อ 31 ธันวาคม 2555.

Berthelot, Sue. Conducting an inventory in a computerized church library. [Online] : http://www.lifeway.com/Article/Church-library-ministry-conducting-an-inventory-in-a-computerized-church-librar. Accessed: 31/12/2012.

Berthelot, Sue. Conducting an inventory in a non-computerized church library. [Online] :http://www.lifeway.com/Article/Church-library-ministry-conducting-an-inventory-in-a-non-computerized-church-library. Accessed: 31/12/2012.

เอกสารแหล่งที่มา: ไม่ระบุ
กลุ่ม: บรรณารักษ์และสารสนเทศศาสตร์